Es ist Januar, draußen minus acht Grad, und Ihr Telefon klingelt. „Die Heizung ist kalt." In Mehrfamilienhäusern kommt so etwas selten allein — oft melden mehrere Parteien dasselbe Problem innerhalb weniger Stunden. Was Sie jetzt tun, hängt von der Ursache ab. Entscheidend ist: schnell reagieren, klar kommunizieren, alles festhalten.
Erste Stunde: Störung einordnen
Fragen Sie den Mieter konkret nach: Welche Räume sind betroffen? Ist warm Wasser noch da? Brennt die Anzeige an der Therme? Riecht es nach Gas? Bei Gasgeruch oder Verdacht auf CO-Leckage gilt: Mieter anweisen, Fenster zu öffnen, Heizung und Gas abstellen, Feuerwehr rufen (112). Sie selbst gehen nicht mit der Taschenlampe in den Keller, wenn Sie nicht wissen, was Sie dort prüfen.
Bei „nur" kalten Heizkörpern in einer Wohnung kann es an einer entlüfteten Heizung liegen — das ist ärgerlich, aber nicht immer ein Notfall für das ganze Haus. Wenn alle Wohnungen betroffen sind, deutet das eher auf die zentrale Anlage, Öl- oder Gasversorgung oder einen Stromausfall an der Heizungspumpe hin.
Ihre Pflicht als Vermieter
Der Vermieter muss die Wohnung während der Mietzeit in einem zum Vertragszweck geeigneten Zustand erhalten. Dazu gehört funktionierende Heizung in der Heizperiode. Die genauen Temperaturen und Fristen stehen in der Mietvertragspassage und in regionalen Vorgaben — grob gesagt: dauerhaft kalte Wohnung ist ein Mangel, den Sie beheben müssen.
Sie müssen nicht persönlich mit dem Rohrzange in den Keller. Sie müssen aber unverzüglich handeln: Störung aufnehmen, Fachbetrieb beauftragen, Mieter über den Stand informieren. „Ich melde mich" reicht nicht, wenn sich niemand meldet. Ein kurzes Update alle paar Stunden verhindert Eskalation — vor allem, wenn draußen Frost herrscht.
Handwerker und Kosten
Haben Sie einen Wartungsvertrag für die Heizung? Dann ist die Nummer meist auf dem Aufkleber an der Anlage. Ohne Vertrag: einen Heizungsbetrieb anrufen, Störung schildern, Termin notieren. Wenn die Ursache in der gemeinschaftlichen Anlage liegt, tragen Sie als Vermieter die Kosten — nicht der Mieter. Nur wenn der Mieter selbst schuld ist (Heizung auf null gedreht und Wasser gefroren), kann es anders aussehen. Das ist Einzelfallrecht; dokumentieren Sie Fakten, nicht Vermutungen.
Bewahren Sie Rechnungen und Störungsprotokolle auf. Bei wiederholten Ausfällen an einer alten Anlage kann sich die Frage stellen, ob Reparatur oder Ersatz wirtschaftlich ist — das ist ein Gespräch mit dem Betrieb, nicht etwas, das Sie nachts um zwei Uhr allein entscheiden müssen.
Kommunikation mit mehreren Mietern
Schreiben Sie nicht fünfzehn Einzelnachrichten mit dem gleichen Text. Eine Sammelinformation spart Zeit: „Heizungsstörung gemeldet, Betrieb ist informiert, Termin voraussichtlich morgen früh." Wenn sich der Stand ändert, kurzes Update. Mieter wollen wissen, dass jemand dran ist — nicht unbedingt jede technische Detailinfo.
Im Mieterportal läuft das über eine Meldung oder einen Newsletter an alle betroffenen Parteien. Jeder sieht den gleichen Stand. Rückfragen landen als Ticket mit Verlauf — nicht als verstreute WhatsApp-Threads, die niemand mehr zuordnen kann.
Was Sie festhalten sollten
Notieren Sie: Wann kam die erste Meldung? Wer hat angerufen? Wann war der Betrieb da? Was war die Diagnose? Wann war die Heizung wieder in Betrieb? Das brauchen Sie, wenn später Mietminderung oder Schadensersatz diskutiert wird. Ohne Zeitstempel gewinnt oft die Version, die lauter erzählt wird.
Fotos von Fehlercodes an der Heizung, E-Mails des Betriebs, Ihre eigenen Statusupdates — alles in eine Akte. Ein Export aus dem Portal reicht oft, wenn die Kommunikation dort lief.
Nach dem Vorfall
Wenn die Heizung wieder läuft, kurz nachfragen: Sind alle Räume warm? Funktioniert das Warmwasser? Manche Störungen sind halb behoben — der Mieter merkt es erst abends. Ein Tag später noch einmal zu fragen kostet wenig und verhindert neue Beschwerden.
Wiederkehrende Ausfälle sollten Sie ernst nehmen. Vielleicht braucht die Anlage Wartung, vielleicht ist ein Bauteil am Ende. Wer nur jedes Mal den Notdienst ruft, ohne die Ursache anzugehen, zahlt doppelt — und die Mieter frieren trotzdem wieder.
Mehr zur digitalen Schadensmeldung: Schadensmeldungen online. Mieter informieren: Mieter einladen.