Datenschutzerklärung — Mieterportal

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Mieterportal ist:

MOe's Taverne
Michael Ohnesorg
Zum Gleis 5
25980 Sylt
Deutschland

E-Mail: info@moes-taverne.com
Telefon: +49 (0) 151 40366697

Weitere rechtliche Informationen finden Sie im Impressum.

3. Gegenstand

Diese Erklärung gilt für das webbasierte Mieterportal unter https://mieterportal.net — ein geschlossenes System zur Meldung von Schäden, zur Kommunikation bei Mieterfragen und zur Bearbeitung von Anliegen in Mietobjekten. Der Zugang ist nur mit persönlichem Login möglich.

Das Portal wird technisch betreut und gehostet von MOe's Taverne (Betreiberin auch der Website moes-taverne.com).

4. Hosting und Server-Logfiles

Das Mieterportal wird auf eigene Serverinfrastruktur in der Europäischen Union (Plesk) betrieben. Beim Aufruf werden automatisch technisch erforderliche Informationen in Server-Logfiles verarbeitet, insbesondere:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage
Browsertyp und -version
aufgerufene Seiten
übertragene Datenmenge

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).

Die Anwendungsdaten (Datenbank und Uploads) liegen in geschützten Verzeichnissen ohne direkten öffentlichen Zugriff. Datei-Downloads erfolgen nur nach Login und Berechtigungsprüfung.

5. Kategorien personenbezogener Daten

5.1 Registrierung und Login

Name, E-Mail-Adresse, optional Telefon/Mobil
Passwort (als kryptografischer Hash, nicht im Klartext)
Rolle (Mieter, Hausmeister, Verwaltung, Vermieter)
Zuordnung zu Wohnungen/Objekten

5.2 Meldungen (Schäden & Fragen)

Titel, Beschreibung, Kategorie, Priorität, Status
Verknüpfung mit Objekt und Wohnung
Kommentare (öffentlich oder intern)
hochgeladene Dateien (Bilder, PDF)
Protokoll von Statusänderungen mit Zeitstempel und Benutzer

5.3 E-Mail-Kommunikation

Bei aktiviertem Versand werden Benachrichtigungen zu neuen Meldungen, Kommentaren, Statusänderungen oder Passwort-Reset versendet. Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet. System-E-Mails werden von mieterportal.net-Absenderadressen versendet; Antworten auf automatische Mitteilungen sind nicht vorgesehen.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage
Bereitstellung des Portals, Login, Berechtigungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an sicherer Verwaltung)
Meldungen (Schäden, Fragen) und Kommunikation	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
E-Mail-Benachrichtigungen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention (Rate-Limit Login)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Server-Logdateien	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Reichweitenmessung (Matomo), nur nach Einwilligung	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG

7. Cookies und lokale Speicherung

Das Portal verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie für die Anmeldung (Name: mieterportal_sess). Es enthält eine zufällige Sitzungs-ID, keine Klartext-Passwörter.

Speicherdauer: maximal 2 Stunden Inaktivität bzw. bis Logout
Eigenschaften: HttpOnly, SameSite=Lax, Secure bei HTTPS

Die Schriftart Outfit wird lokal vom eigenen Server ausgeliefert. Dabei werden keine Daten an Google oder andere Schriftanbieter übermittelt.

Im Browser speichern wir Ihre Cookie-Entscheidung in localStorage (mp-cookie-consent / aos_cookie_consent), damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erscheint.

Es werden keine Werbe-Cookies gesetzt. Google Analytics, Google Tag Manager und gtag.js werden nicht eingesetzt. Die optionale Reichweitenmessung (Matomo) läuft ohne Analyse-Cookies, siehe Abschnitt 7a.

7a. Matomo (Reichweitenmessung)

Auf den öffentlichen und eingeloggten Seiten setzen wir Matomo (selbst gehostet) nur nach Ihrer Einwilligung ein. Das Tracking-Skript wird von dieser Website ausgeliefert (gleicher Ursprung, kein Drittanbieter-Aufruf im Browser). Ohne Zustimmung wird es nicht geladen. Die Messung erfolgt ohne Analyse-Cookies (disableCookies). IP-Adressen werden auf 2 Bytes gekürzt. Rohdaten werden etwa 62 Tage gespeichert. Es findet keine Übermittlung in die USA statt. Google Analytics wird nicht geladen.

Auftragsverarbeiter: MOe’s Taverne, Server in der EU/Deutschland (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Widerruf über die Cookie-Einstellungen im Footer, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft.

8. Empfänger und Weitergabe

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn:

dies für die Bereitstellung technisch erforderlich ist (Hosting, E-Mail-Versand über den konfigurierten SMTP-Server),
dies für die Vertragserfüllung oder auf Grundlage berechtigter Interessen erforderlich ist,
eine gesetzliche Pflicht besteht, oder
Sie eingewilligt haben.

Es findet kein Verkauf von Daten statt.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen — insbesondere nach Beendigung des Mietverhältnisses oder bei Widerruf der Zugangsberechtigung. Meldungen (Schäden und Fragen) können aus hausverwalterischen und beweissichernden Gründen länger aufbewahrt werden.

10. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Das Mieterportal wird über eine SSL-/TLS-Verschlüsselung bereitgestellt, sodass übermittelte Daten geschützt übertragen werden.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen u. a. folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an: info@moes-taverne.com

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD).

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, u. a. verschlüsselte Passwörter, CSRF-Schutz, Zugriffskontrolle nach Rollen, geschützte Upload-Verzeichnisse und Rate-Limiting beim Login.

14. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird widersprochen.

15. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden. Die aktuelle Version ist unter dieser Adresse abrufbar.

→ Kurzüberblick: Hinweise zur Datenverarbeitung