Ein Mieter zieht aus, ein neuer kommt — klingt nach einem Termin mit Schlüsselübergabe. In der Praxis hängen noch zehn Kleinigkeiten dran: Zählerstände, Kautionsfrage, offene Meldungen, Zugang zum Portal. Wer das erst am Einzugstag klärt, rennt hinterher.
Zwei Wochen vor dem Auszug
Sprechen Sie mit dem ausziehenden Mieter das Übergabedatum ab. Planen Sie die Begehung — idealerweise mit Fotos von Schäden, die schon vor dem Auszug dokumentiert waren. Offene Tickets im Portal sollten erledigt oder bewusst an den Nachmieter übergeben sein. Ein tropfender Wasserhahn, den der alte Mieter gemeldet hat, darf nicht als „neuer Schaden" beim Nachfolger landen, nur weil niemand den Status aktualisiert hat.
Überlegen Sie, wann der Portal-Zugang des ausziehenden Mieters endet. Am Tag nach der Übergabe ist üblich. Nicht am Einzugstag des neuen Mieters — sonst sieht der Neue eventuell noch Nachrichten oder Meldungen, die nicht ihn betreffen.
Am Übergabetag
Schlüssel, Zählerstände, Kautionsabrechnung — das läuft oft analog weiter. Digital können Sie parallel den alten Zugang sperren. Im Mieterportal deaktivieren Sie den Account oder entfernen die Zuordnung zur Wohnung. Der Verlauf bleibt für Sie sichtbar. Das ist wichtig, wenn in drei Monaten noch eine Frage zur Übergabe kommt.
Wenn der neue Mieter schon feststeht, bereiten Sie die Einladung vor. Name, E-Mail, richtige Wohnung — ein Tippfehler in der Adresse und der Link landet beim Falschen. Schicken Sie die Einladung am Einzugstag oder am Abend davor, nicht eine Woche zu früh, wenn der Vertrag noch nicht unterschrieben ist.
Der neue Mieter im Portal
Der neue Mieter bekommt eine E-Mail mit Link, legt sein Passwort fest und sieht ab dann nur seine Wohnung. Er kann Schäden melden und Fragen stellen — ab dem ersten Tag, ohne Ihre private Handynummer zu haben.
Kurze Erklärung beim Einzug hilft: „Schäden melden Sie hier, nicht per WhatsApp." Viele Mieter nutzen ein Portal gern, wenn sie wissen, dass Antworten dort ankommen. Wenn Sie selbst nur sporadisch reagieren, ignorieren sie es wieder.
Häufige Fehler
Zugang des alten Mieters läuft weiter — der schreibt noch „Die Heizung tickt" in ein Ticket, das längst nicht mehr seine Wohnung betrifft. Oder der neue Mieter hat keinen Zugang, weil niemand die Einladung verschickt hat, und ruft stattdessen an. Beides lässt sich vermeiden, wenn Sie Auszug und Einzug als Checkliste behandeln, nicht als Nebenbei.
Ein weiterer Klassiker: dieselbe Wohnung kurz leer, aber im System noch der alte Mieter hinterlegt. Dann stimmen Statistiken und Newsletter nicht. Tragen Sie den Mieterwechsel im Mietverhältnis zeitnah ein — auch wenn das Portal den Wechsel nicht automatisch aus dem Mietvertrag liest.
Checkliste in Kurzform
Übergabe terminieren. Offene Meldungen abschließen oder übergeben. Alten Portal-Zugang sperren. Neuen Mieter einladen. Kurz erklären, wofür das Portal da ist. Nach einer Woche nachfragen, ob der Zugang funktioniert — das dauert eine Minute und spart später Anrufe.
Mehr zum Einladungsablauf: Mieter einladen. Kommunikation insgesamt: Mieterkommunikation ohne Chat-Chaos.