Vertrag, Pläne, Wartung, Versicherung, Zähler — nicht alles muss digital sein. Der Mietvertrag im Ordner darf Ordner bleiben. Digital wird, was Sie im Alltag suchen, während jemand in der Leitung wartet: Wer wartet die Heizung? Welche Schließung hat das Haus? Wann war der letzte Wasserschaden?
Pro Haus, nicht pro Chaos
Eine Akte pro Objekt: Adresse, Einheiten, Ansprechpartner, Versicherungen, Wartungsverträge, Energieausweis, Schornsteinfeger, Aufzug, Rauchmelder-Liste. Wohnungsbezogen dazu: aktueller Mieter, Zähler, Schlüssel. Wenn das in zehn Ordnern und drei Postfächern liegt, finden Sie es nur, wenn Sie Zeit haben. Die haben Sie im Schadenfall nicht.
Was wirklich rein muss
Kontakte: Heizungsbetrieb, Elektriker, Notdienst, Hausmeister. Vertragsdaten: Beginn, Kaution, Index oder Staffel. Technische Identifikatoren: Zählernummern, Anlagentyp. Letzte Prüfungen: Legionellen, Rauchmelder, Dach. Nicht die komplette Lebensgeschichte des Hauses seit 1972.
Rechnungen und Garantien zu Einbauten: nützlich, wenn drei Jahre später dasselbe Ventil wieder kaputt ist. Scan oder Foto genügt.
Meldungen gehören dazu
Die Objektakte ohne Verlauf der Schäden ist eine leere Hülle. Wiederholte Nässe in derselben Ecke sehen Sie nur, wenn die Tickets am Objekt hängen, nicht in WhatsApp. Genau deshalb lohnt ein System, das Wohnung und Vorgang verbindet.
Zugriff, wenn Sie nicht da sind
Vertretung, Steuerberater, Hausmeister — wer braucht welchen Ausschnitt? Die komplette Dropbox an alle ist keine Lösung. Rollen und das, was für den Job nötig ist. Beim Ausstieg einer Verwaltung wollen Sie die Akte nicht als USB-Stick-Überraschung.
Protokoll im Alltag: Protokoll führen als Vermieter. Digitales Verwalten: Digitale Mieterverwaltung.