Montagabend, die Heizung im Erdgeschoss ist kalt, der Mieter ist am Telefon. Sie brauchen die Nummer des Heizungsbetriebs, den Wartungsvertrag und eine Antwort auf die Frage, ob der Kessel noch Garantie hat. Der Ordner steht im Keller, die Mails liegen im alten Postfach, das Foto vom Typenschild ist irgendwo im Handy.
Für solche Abende ist eine digitale Objektakte da. Als Vermieter brauchen Sie dafür kein Archivprojekt. Der Mietvertrag im Ordner darf Ordner bleiben. Digital wird, was Sie im Alltag suchen, während jemand wartet: Wer wartet die Heizung? Welche Schließanlage hat das Haus? Wann war der letzte Wasserschaden in Wohnung 3?
Was auf Hausebene hineingehört
Sie legen eine Akte pro Objekt an. Darin liegt alles, was für das ganze Haus gilt:
- Stammdaten: Adresse, Baujahr, Anzahl und Lage der Einheiten, Grundriss oder Lageplan, falls vorhanden
- Kontakte: Hausmeister, Heizungsbetrieb, Elektriker, Sanitär-Notdienst, Schornsteinfeger
- Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist: Wartung der Heizung, Aufzug, Versicherungen mit Policennummer
- Energieausweis, der bei einer Neuvermietung vorliegen muss
- Technik: Anlagentyp und Baujahr der Heizung, Foto vom Typenschild, Lage der Absperrventile und Hauptsicherungen
- Schließanlage: Hersteller, Aufbewahrungsort der Sicherungskarte, Liste der ausgegebenen Schlüssel
Die Lage der Absperrventile klingt banal. Beim Rohrbruch um 23 Uhr zählt plötzlich nichts anderes. Ein Foto vom Hauptwasserhahn mit einem eingezeichneten Pfeil erspart dem Hausmeister die Suche im dunklen Keller.
Was pro Wohnung dazugehört
Unter dem Haus hängen die Einheiten. Pro Wohnung gehören hinein: der aktuelle Mieter mit Einzugsdatum, die Zählernummern für Strom, Wasser und Wärme, die ausgegebenen Schlüssel und das letzte Übergabeprotokoll mit Fotos. Dazu kommen Einbauten, die Ihnen gehören, etwa Küche, Durchlauferhitzer oder Markise. Rechnung und Garantieschein genügen als Scan oder Foto. Das hilft, wenn drei Jahre später dasselbe Ventil wieder tropft und Sie wissen wollen, ob der Hersteller zahlt.
Die komplette Lebensgeschichte des Hauses seit 1972 muss nicht hinein. Alte Angebote, die nie beauftragt wurden, dürfen im Papierordner altern. Wie lange Sie Belege aufbewahren müssen, hängt vom Dokument ab. Das klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.
Meldungen und Prüfungen gehören in die Akte
Eine Objektakte ohne Schadensverlauf ist eine Adressliste. Nässe immer wieder in derselben Ecke, der dritte Defekt am selben Heizkörper, die Klingel, die jedes Frühjahr ausfällt: Solche Muster fallen nur auf, wenn die Meldungen am Objekt und an der Wohnung hängen. In einem Chatverlauf gehen sie unter.
In mieterportal.net ist jede Meldung ein Ticket an der betroffenen Wohnung, mit Fotos, Status und Verlauf. Wer später nachschaut, sieht, wann gemeldet, wer beauftragt und was erledigt wurde. Welche Fotos dabei wirklich weiterhelfen, steht in Schadensfotos: Was Mieter schicken sollten.
Die Prüfungen gehören mit Datum daneben: Wartung der Rauchmelder, Legionellenprüfung (sofern Ihr Haus prüfpflichtig ist), Reinigung der Dachrinne, Termine des Schornsteinfegers. Notieren Sie die nächste Fälligkeit gleich mit. Dann fällt eine Lücke auf, bevor jemand danach fragt.
So bauen Vermieter die digitale Objektakte auf
- Beginnen Sie mit dem, was Sie zuletzt gesucht haben. Meist sind das Kontakte und Wartungsverträge.
- Legen Sie pro Haus eine feste Ordnerstruktur an und darunter für jede Wohnung einen Unterordner. Jedes Objekt bekommt dieselbe Struktur.
- Benennen Sie Dateien einheitlich, Jahr und Monat vorn, dann der Inhalt: „2025-03 Wartung Heizung“. So sortiert sich der Ordner von selbst.
- Scannen Sie Papier dann, wenn Sie es ohnehin in der Hand haben. Ein Großeinsatz am Wochenende bricht erfahrungsgemäß nach drei Ordnern ab.
- Gehen Sie die Akte einmal im Jahr durch: abgelaufene Verträge, neue Kontakte, ausgetauschte Geräte.
Originale mit rechtlicher Bedeutung bleiben im Original verwahrt, etwa unterschriebene Verträge oder die Sicherungskarte der Schließanlage. In der Akte steht, wo sie liegen.
Wer was sehen darf
Die Akte nützt nur, wenn andere darauf zugreifen können, während Sie selbst nicht erreichbar sind. Ihre Urlaubsvertretung braucht Kontakte und offene Meldungen. Der Hausmeister braucht die Technik, die Absperrventile und seine Aufträge. Mietverträge und Kautionen gehen ihn nichts an. Einen geteilten Ordner mit allem an alle zu verschicken, ist bequem. Zurückholen lässt sich das später kaum.
Im Portal laufen Zugriffe über Rollen und Rechte. Jeder sieht genau den Ausschnitt, den er für seine Aufgabe braucht. Wie offene Vorgänge während Ihrer Abwesenheit weiterlaufen, beschreibt Urlaubsvertretung für Vermieter. Und wenn eine Verwaltung aufhört, soll die Akte vollständig bei Ihnen liegen. Ein USB-Stick, der irgendwann per Post kommt, ist dafür kein Ersatz.
Zum Weiterlesen: Protokoll führen als Vermieter und Mieterwechsel digital organisieren.