Eine Partei ist überschaubar: ein Chat, ein Zähler, ein Schlüsselbund. Wer ein Mehrfamilienhaus vermietet, hat es mit sechs, acht oder zwölf Haushalten zu tun, die sich Treppenhaus, Keller und Heizung teilen. Rechnen Sie die Gewohnheiten aus der Einzelvermietung einfach hoch, verbringen Sie die Abende mit Einzelgesprächen.
Vorher lohnt ein kurzer Blick auf die Begriffe. Danach geht es um die Abläufe, die Sie einmal festlegen sollten, bevor die erste Meldung kommt.
Mehrparteienhaus, Mehrfamilienhaus, ungeteilt
Mehrparteienhaus und Mehrfamilienhaus meinen im Alltag dasselbe: ein Gebäude mit mehreren abgeschlossenen Wohnungen, in denen verschiedene Haushalte leben. Häufig gilt ein Haus ab drei Wohnungen als Mehrfamilienhaus, das Zweifamilienhaus wird oft gesondert genannt. Eine feste Grenze für den Alltag gibt es nicht.
Ungeteilt heißt: Das Haus ist nicht nach dem Wohnungseigentumsgesetz in einzelne Eigentumswohnungen aufgeteilt. Es gibt keine Teilungserklärung, keine Eigentümerversammlung, kein Hausgeld. Für die Vermietung bedeutet das, dass Sie über Hausmeister, Reinigung und Gemeinschaftsflächen selbst entscheiden. Die Verantwortung dafür liegt dann auch bei Ihnen. Wer dagegen eine Eigentumswohnung in einem aufgeteilten Haus vermietet, ist an Beschlüsse der Gemeinschaft gebunden.
Manche suchen nach einem Mehrfamilienhaus, das als Ganzes an einen einzigen Mieter geht. Das ist die Ausnahme. In der Regel werden die Wohnungen einzeln vermietet, jede mit eigenem Mietvertrag. Um diesen Fall geht es hier.
Ein Mehrfamilienhaus vermieten: die Grundlagen einmal festlegen
Die meisten Entscheidungen treffen Sie einmal und wiederholen sie dann für jede Wohnung. Wer sie am Anfang aufschreibt, muss beim dritten Mieterwechsel nicht rekonstruieren, wie es beim letzten Mal lief.
- Objekt erfassen: Wohnungen mit Wohnfläche, Zählernummern, Kellerabteile, Stellplätze, Schlüssel. Die Fläche brauchen Sie für Miete und Umlage, die Zählernummern bei jeder Übergabe.
- Umlageschlüssel festlegen: Welche Betriebskosten werden nach Fläche, Personen oder Verbrauch verteilt? Umlegen können Sie nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. Heiz- und Warmwasserkosten werden bei zentraler Anlage mindestens zur Hälfte nach Verbrauch abgerechnet, mehr dazu unter Heizkostenverordnung: Was Vermieter wissen sollten.
- Ein Vertragsmuster und eine Hausordnung für alle Parteien. Sonderabsprachen pro Wohnung holen Sie spätestens bei der Abrechnung wieder ein.
- Dienstleister klären: Hausmeister, Winterdienst, Heizungswartung, Treppenhausreinigung. Und wer im Notfall erreichbar ist, auch am Wochenende.
- Unterlagen pro Wohnung ablegen: Vertrag, Übergabeprotokoll, Kautionsnachweis, Zählerstände.
- Einen Meldeweg für alle festlegen. Anruf, Zettel im Briefkasten und zwei Messenger parallel sind vier Stellen, an denen etwas liegen bleibt.
Jede Meldung braucht eine Adresse
„Irgendwer aus dem Haus hat geschrieben“ reicht nicht, wenn der Handwerker vor drei Türen im zweiten Stock steht. Jede Meldung gehört zu einer Wohnung, mit Namen, Lage und Foto. Ein Vorgang ist ein Ticket. Zwei Schäden in derselben Wohnung sind zwei Tickets, weil sie oft von verschiedenen Leuten erledigt werden.
Das klingt nach Verwaltung. Es ist aber die einzige Möglichkeit, nach drei Wochen noch zu wissen, ob der Rollladen in Wohnung 4 repariert wurde.
Gemeinschaftsflächen getrennt führen
Die Pfütze im Kellergang und der tropfende Hahn in Wohnung 5 sind verschiedene Vorgänge. Der eine betrifft alle, der andere eine Partei. Mischen Sie beides, sieht der Mieter Hausinterna und der Hausmeister private Details, die ihn nichts angehen.
Bei Gemeinschaftsflächen kommt ein typisches Muster dazu: Das Treppenhauslicht ist aus, und vier Parteien melden es. Führen Sie ein Ticket und informieren Sie alle, die gemeldet haben. Wie das bei Keller, Dachboden und Tiefgarage aussieht, steht unter Gemeinschaftsflächen als Ticket.
Sammelinfo statt Kopieren und Einfügen
Wasser wird abgestellt, die Heizung fällt aus, der Schornsteinfeger kommt. Fünfzehn einzeln verschickte Nachrichten sind fünfzehn Versionen, sobald sich die Uhrzeit ändert und nur die Hälfte das Update bekommt. Besser ist eine Information an alle Betroffenen, an einer Stelle, mit aktuellem Stand. Wer später fragt, findet dort die Antwort.
Hausmeister mit klarer Zuständigkeit
Im Einfamilienhaus erledigen Sie vieles selbst. Im Mehrfamilienhaus landet ohne klare Zuständigkeit alles bei Ihnen, auch das, was der Hausmeister in zwölf Minuten repariert. Weiterleiten und hoffen ist kein Ablauf. Im Portal weisen Sie das Ticket zu, der Hausmeister setzt den Status und lädt ein Foto vom Ergebnis hoch, und Sie sehen auf einen Blick, was noch offen ist. Die Details stehen unter Hausmeister Tickets zuweisen.
Weiterlesen: Wenn schon Mieter im Haus wohnen, hilft Portal-Einführung bei bestehenden Mietern. Welche Unterlagen Sie pro Haus griffbereit haben sollten, steht unter Digitale Objektakte für Vermieter.