Der Wasserfleck an der Decke im ersten Stock. Gemeldet im Februar oder im März? Und hat der Hausmeister dem Mieter wirklich zugesagt, dass das Fenster im April getauscht wird? Drei Monate später weiß das niemand mehr sicher. Genau dann fragt die Versicherung nach, oder ein Mieter mindert die Miete und beruft sich auf eine Meldung, die Sie anders in Erinnerung haben.
Ein Protokoll zu führen heißt für Vermieter nicht, jeden Anruf abzutippen. Es reicht, die Vorgänge, die später Ärger machen können, so festzuhalten, dass auch ein Fremder sie versteht. Mit Datum, Inhalt und dem, was entschieden wurde.
Wann sich ein Protokoll lohnt
Die Faustregel ist einfach: Müssten Sie das in einem halben Jahr noch wissen? Dann schreiben Sie es auf. In der Praxis betrifft das vor allem diese Fälle:
- Schäden und Mängel, ab der ersten Meldung
- Zusagen an Mieter, besonders mit Termin („wir tauschen im April“)
- wiederkehrende Beschwerden über Lärm, Müll oder das Treppenhaus
- Zutritt zur Wohnung, etwa für Handwerker oder Ablesung
- Übergaben, Schlüssel und Zählerstände
- Begehungen von Keller, Dachboden oder Heizungsraum
Nicht ins Protokoll gehört der Schlüssel, der für den Paketboten unter der Matte liegt. Bei Lärm hilft ein einzelner Eintrag wenig. Erst die Reihe über Wochen zeigt ein Muster, und nur mit dieser Reihe können Sie sinnvoll reagieren. Mehr dazu unter Lärm in der Mietwohnung.
Was in jeden Eintrag gehört
- Datum und Uhrzeit der Meldung
- wer gemeldet hat und auf welchem Weg
- was festgestellt wurde, möglichst mit Foto
- was Sie entschieden haben
- wer beauftragt wurde und bis wann
- wann erledigt und wer das bestätigt hat
Schreiben Sie Fakten, keine Stimmung. „Mieter ist schwierig“ hilft später niemandem. „Dritte Meldung zum nassen Fleck im Bad seit März, Foto anbei“ schon. Fotos brauchen ein erkennbares Datum und etwas, das den Ort zeigt. Welche Bilder wirklich etwas taugen, steht unter Schadensfotos.
Wie Sie als Vermieter ein Protokoll führen, das später trägt
Zeitnah schreiben. Wer abends aus dem Gedächtnis notiert, verwechselt Tage und Wohnungen. Und alles an einem Ort: Ein halbes Notizbuch, dazu ein Chatverlauf und drei E-Mails ergeben keine Akte. Der Chat ist beim nächsten Handywechsel ohnehin weg.
Im Portal erledigt ein Ticket einen großen Teil davon nebenbei. Die Meldung kommt mit Zeitstempel und Fotos an, jede Statusänderung steht im Verlauf, nachträglich abtippen müssen Sie nichts.
Überschreiben Sie alte Einträge nicht. War etwas falsch, ergänzen Sie einen neuen Eintrag mit Datum. Ein Protokoll, an dem erkennbar herumkorrigiert wurde, überzeugt niemanden.
Telefonate und Gespräche an der Tür
Das meiste passiert mündlich, im Treppenhaus oder am Telefon. Halten Sie direkt danach drei Dinge fest: wann, mit wem, was vereinbart wurde. Geht es um eine Zusage oder einen Termin, schicken Sie dem Mieter eine kurze schriftliche Bestätigung. „Wie besprochen kommt der Installateur am Dienstag zwischen 8 und 12 Uhr.“ Damit haben beide Seiten denselben Stand, und das Missverständnis fällt sofort auf, nicht erst am Dienstag.
Bei Begehungen notieren Sie, wer dabei war. Zwei Namen unter einer Feststellung wiegen mehr als einer.
Wer mitschreibt
Liegt der Verlauf nur auf Ihrem privaten Handy, steht die Vertretung im Urlaub ohne Informationen da. Wie die Übergabe offener Meldungen klappt, steht unter Urlaubsvertretung für Vermieter. Sieht der Hausmeister den Vorgang im Portal und setzt den Status selbst auf erledigt, ist der Nachweis da, ohne dass Sie hinterhertelefonieren. Das Protokoll gehört an den Vorgang. An einer einzelnen Person hängt es nur, bis diese krank wird.
Wie lange Sie aufbewahren
Übergabeprotokolle, Kautionsunterlagen, Versicherungsfälle und wiederkehrende Mängel heben Sie länger auf, als das Bauchgefühl sagt. Welche Fristen gelten, hängt von der Art der Unterlage ab. Im Zweifel lassen Sie das prüfen. Praktisch heißt das: nicht löschen, nur weil ein Ticket erledigt ist. Erledigt ist der Status. Die Geschichte des Schadens braucht spätestens der nächste Gutachter.
Wo das Protokoll im Gesamtbild des Hauses liegt: Digitale Objektakte. Für den Ein- und Auszug: Übergabeprotokoll mit Fotos, Zählern und Mängeln.