Die Nächte werden kalt, und am ersten frischen Morgen schreibt jemand: „Die Heizung ist aus.“ Oft läuft die Anlage längst. Das Thermostat steht noch auf Stern, oder im Heizkörper sitzt Luft. Diesen Anruf hätte es nicht gebraucht. Bei fünfzehn Parteien kommen an einem Abend schnell mehrere davon zusammen.
Zum Beginn der Heizperiode sollten Vermieter deshalb einmal kurz und für alle gleich sagen, was jetzt passiert, was Mieter selbst prüfen können und wie sie eine echte Störung melden. Das kostet eine Viertelstunde. Dafür wird die erste Heizwoche deutlich ruhiger.
Beginn der Heizperiode: Was Vermieter ankündigen
Ein gesetzlich festgelegtes Datum gibt es nicht. Häufig wird der Zeitraum von Oktober bis April genannt, verbindlich ist das aber nicht. Was im Einzelnen gilt, hängt vom Mietvertrag ab. Im Zweifel zählt, ob die Wohnungen ausreichend warm werden. Bei einer Zentralheizung legen Sie fest, wann die Anlage in den Winterbetrieb geht. Mit Etagenheizungen sieht es anders aus: Dort schaltet jeder Mieter selbst, und Sie kümmern sich um Wartung und Defekte.
Kündigen Sie die Umstellung trotzdem an, auch wenn sie selbstverständlich wirkt. Ein Satz mit Datum genügt. Wer weiß, dass die Heizung seit Montag läuft, sucht den Fehler zuerst am eigenen Thermostat.
Was in die Mitteilung gehört
Halten Sie sie kurz. Zwei Seiten über Taupunkte liest im Treppenhaus niemand. Diese Punkte reichen:
- ab wann geheizt wird (bei Zentralheizung mit Datum)
- was Mieter bei einem kalten Heizkörper zuerst prüfen: Thermostat aufgedreht, Heizkörper nicht zugestellt, Gluckern als Hinweis auf Luft
- wie eine Störung gemeldet wird und welche Angaben dazugehören: Wohnung, Raum, seit wann, ein Foto vom Thermostat
- wer außerhalb der üblichen Zeiten erreichbar ist und für welche Fälle
Ob Mieter selbst entlüften sollen, entscheiden Sie. In manchen Häusern klappt das problemlos. In anderen fällt danach der Druck in der Anlage, und der Hausmeister muss Wasser nachfüllen. Schreiben Sie klar hinein, was gilt. Offenlassen führt zu halb entlüfteten Heizkörpern und einer Anlage, die oben nicht mehr warm wird.
Ein Beispiel zum Anpassen: „Ab Montag läuft die Heizung im Winterbetrieb. Bleibt ein Heizkörper kalt, prüfen Sie bitte zuerst, ob das Thermostat aufgedreht und der Heizkörper frei ist. Hilft das nicht, melden Sie die Störung bitte mit Raum und Foto über den gewohnten Meldeweg. Fällt die Heizung im ganzen Haus aus, nutzen Sie die Notfallnummer im Aushang.“
Wann es ein Notfall ist
Sagen Sie ausdrücklich, wann es eilt. Sonst entscheidet jeder Mieter selbst, und um 23 Uhr klingelt Ihr Telefon wegen einer kühlen Zimmerecke.
- Notfall: keine Wärme oder kein Warmwasser im ganzen Haus, Wasser tritt am Kessel oder an Leitungen aus, Gasgeruch
- Kein Notfall, aber bitte zeitnah melden: ein einzelner Heizkörper bleibt kalt, der Thermostatkopf klemmt, ein Ventil tropft leicht
Bei Gasgeruch gehört ein eigener Satz in den Aushang: Fenster auf, keine Schalter betätigen, das Haus verlassen und von draußen Feuerwehr oder Gasnetzbetreiber anrufen. Erst danach den Vermieter. Wer bei einem klemmenden Ventil oder einem defekten Thermostatkopf zahlt, steht in Thermostat und Heizkörper: Wer wartet, wer zahlt?
Ein Kanal für alle Parteien
Dieselbe Information geht an alle Parteien eines Hauses, nicht per Copy-Paste in fünfzehn Einzelchats. Ändert sich etwas, etwa weil die Wartung auf Donnerstag rutscht, braucht es eine aktuelle Version. Im Chat hat Wohnung 3 dann die alte Nachricht und Wohnung 7 die neue. Warum das bei Schäden noch schneller schiefgeht, lesen Sie unter WhatsApp für Schadensmeldungen.
Im Portal informieren Sie die Mieter eines Hauses gesammelt. Störungen kommen als Ticket mit Raum, Foto und Status herein. Sie weisen das Ticket dem Hausmeister zu, und der Mieter sieht, dass sich jemand kümmert. Das erspart Ihnen die dritte Nachfrage am selben Tag.
Die erste Woche abarbeiten
In den ersten Tagen ballen sich die Meldungen. Viele haben dieselbe Ursache: Luft in den oberen Etagen, zu wenig Druck in der Anlage oder ein Ventilstift, der über den Sommer festgesessen hat. Sammeln Sie gleichartige Meldungen und schicken Sie den Hausmeister einmal durchs Haus statt fünfmal. Bleiben mehrere Heizkörper an einem Strang kalt, rufen Sie den Heizungsbetrieb. Am Kessel hat der Hausmeister nichts zu suchen.
Intern sollte griffbereit sein, wer den Notdienst des Heizungsbetriebs übernimmt, was im Wartungsvertrag steht und wer den Zweitschlüssel hat, wenn der Mieter tagsüber arbeitet. Das gehört in die Objektakte und nicht nur ins Gedächtnis des Hausmeisters. Wer im Oktober selbst verreist, regelt vorher, wer offene Meldungen übernimmt: Urlaubsvertretung für Vermieter.
Was Sie schon im Spätsommer prüfen: Heizperiode vorbereiten. Wenn die Anlage doch ausfällt: Heizungsausfall im Winter.