Zwei Wochen weg, und im Haus läuft alles weiter. Der Abfluss im zweiten Stock gluckert, ein Mieter fragt nach dem Termin für die Klingel, der Hausmeister will wissen, ob er den Elektriker rufen darf. Ohne Urlaubsvertretung landet das alles bei Ihnen: am Pool, auf dem privaten Handy, als Sprachnachricht ohne Foto.
Eine Vertretung hilft nur, wenn sie drei Dinge weiß. Was offen ist, was sie entscheiden darf und wo neue Meldungen ankommen. Das lässt sich vor der Abreise in einer Stunde klären.
Wer als Urlaubsvertretung für Vermieter infrage kommt
Meist ist es der Hausmeister, ein Familienmitglied oder ein befreundeter Vermieter, bei dem Sie im Gegenzug einspringen. Kleine Verwaltungen regeln Abwesenheiten intern. Wer es macht, ist zweitrangig. Es muss genau eine Person sein. Zwei halbe Zuständigkeiten heißen in der Praxis: Jeder dachte, der andere kümmert sich.
Klären Sie vorher, wie erreichbar diese Person ist. Wer selbst Vollzeit arbeitet, telefoniert tagsüber kaum mit Handwerkern. Dann braucht es eine Abmachung, wer bei einem Rohrbruch am Dienstagvormittag reagiert.
Was die Vertretung in der Hand haben muss
- Zugang zu allen offenen Meldungen, mit Fotos und bisherigem Verlauf
- Schlüssel für Keller, Heizungsraum und Hausanschlussraum, die Übergabe kurz quittiert
- Wissen, wo Hauptwasserhahn und Sicherungskasten sind
- Die Kontakte der Handwerker, mit denen Sie arbeiten, und wer wofür zuständig ist
- Die Vertragsnummer der Gebäudeversicherung und den Weg, wie dort ein Schaden gemeldet wird
- Eine Freigabegrenze: bis zu welchem Betrag sie selbst beauftragen darf
Den Betrag legen Sie selbst fest. Er hängt davon ab, wie sehr Sie der Person vertrauen und was im Haus üblicherweise anfällt. Hauptsache, er steht schriftlich irgendwo und nicht nur im Kopf.
Im Portal legen Sie die Vertretung als eigenen Nutzer an, nicht erst am Abreisetag. Testen Sie einmal: Sieht sie die Tickets? Kann sie kommentieren, den Status setzen, den Hausmeister zuweisen? Welche Rolle was darf, steht unter Rollen & Rechte.
Notfall oder kann warten
Schreiben Sie das auf, kurz. Sonst entscheidet die Vertretung nach Bauchgefühl, und das Bauchgefühl ruft Sie an.
Sofort handeln sollte sie bei:
- austretendem Wasser, egal ob aus Leitung, Dach oder Nachbarwohnung
- Heizungsausfall in der kalten Jahreszeit
- Stromausfall im ganzen Haus
- einer Haustür, die nicht mehr schließt
- losen Teilen an Fassade, Dach oder Balkon
Warten können ein tropfender Wasserhahn, ein klemmendes Fenster, das Briefkastenschloss, Fragen zur Abrechnung und Umbauwünsche. Die Vertretung nimmt sie auf, bestätigt den Eingang und lässt sie liegen. Für den häufigsten Ernstfall lohnt es sich, ihr die ersten Schritte mitzugeben: Wasserschaden in der Mietwohnung: Erste Stunden für Vermieter.
Offene Meldungen sauber übergeben
Gehen Sie zwei, drei Tage vor der Abreise die Liste durch. Erledigtes schließen. Bei allem, was hängt, ein Satz zum Stand: „Installateur bestellt, kommt am 14. Juli, Mieterin ist informiert.“ Fehlt ein Foto, fordern Sie es jetzt an. Dann muss die Vertretung nicht rekonstruieren, wer wem was versprochen hat.
Den Mietern kurz Bescheid zu geben, schadet nicht. Wer in diesen Wochen zuständig ist und dass Meldungen weiter auf dem gewohnten Weg ankommen. Ob Sie dazusagen, dass Sie verreist sind, entscheiden Sie selbst. Ein schlichtes „vom … bis … vertreten durch …“ reicht.
Während Sie weg sind
Neue Schäden kommen als Ticket. Die Vertretung arbeitet sie ab, setzt den Status, weist den Hausmeister zu, und der Mieter sieht, dass etwas passiert. Schreibt trotzdem jemand per WhatsApp an Ihre Nummer, genügt ein kurzer Verweis: bitte über das Portal melden, dort sieht es die Vertretung. Lange Klärungen im Chat bauen einen zweiten Kanal auf, und nach dem Urlaub fehlt die Hälfte. Warum das so ist: WhatsApp für Schadensmeldungen.
Mitlesen dürfen Sie. Antworten müssen Sie nicht. Wer abends doch in die Liste schaut, kann das tun, der Ablauf sollte aber ohne Sie funktionieren.
Nach der Rückkehr
Filtern Sie die Meldungen nach Zeitraum und Status. Was ist erledigt, was hängt noch, welche Rechnungen stehen aus? Fragen Sie die Vertretung, wo sie unsicher war. Genau diese Punkte gehören beim nächsten Mal auf den Notfallzettel. Danach Schlüssel zurück und Rechte wieder einschränken, falls die Person sonst keinen Zugang braucht.
Wie Zuweisung im Alltag läuft: Hausmeister Tickets zuweisen. Wenn Ihre Mieter bisher noch anrufen: Mieter an den neuen Meldeweg gewöhnen.