Januar, Frost, und um sieben Uhr morgens kommt die erste Nachricht: „Die Heizung ist kalt.“ Eine Stunde später schreibt die zweite Partei, dann die dritte. Bei einem Heizungsausfall im Winter muss der Vermieter schnell handeln, und zwar in einer festen Reihenfolge. Zuerst kommt die Sicherheit, dann die Ursache, dann der Betrieb und die Information der Mieter.
Die meisten Ausfälle sind kein Drama. Mal ist es eine Pumpe, mal steht der Brenner auf Störung, mal ist zu wenig Druck im System. Ärgerlich wird es durch das Drumherum: Niemand weiß, wer wann was gemeldet hat, der Heizungsbauer hat keinen Termin frei, und die Mieter erfahren den Stand im Treppenhaus.
Erste Stunde: Störung einordnen
Fragen Sie konkret nach, statt „ich schau mal“ zu sagen. Welche Räume sind kalt? Gibt es noch warmes Wasser? Zeigt die Therme einen Fehlercode, leuchtet eine Störlampe? Seit wann ist es kalt? Ein Foto vom Display erspart dem Heizungsbauer oft eine Anfahrt mit dem falschen Ersatzteil.
Bei Gasgeruch zählt nur die Sicherheit
Riecht es nach Gas, ist die Heizung zweitrangig. Die Mieter sollen die Fenster öffnen und keine Lichtschalter oder Klingeln betätigen. Offenes Feuer ist tabu. Dann verlassen sie das Haus und rufen von draußen den Notruf oder den Gasnotdienst des Versorgers an. Dasselbe gilt, wenn Bewohner in der Nähe der Therme über Kopfschmerzen oder Schwindel klagen, denn das kann auf Kohlenmonoxid hindeuten. In so einer Lage gehen Sie nicht selbst mit der Taschenlampe in den Heizungskeller.
Eine Wohnung oder das ganze Haus?
Ist nur eine Wohnung kalt, liegt es oft an der Etagenheizung, an Luft im System oder an einem Thermostat. Melden alle Parteien dasselbe, steckt die Ursache meist in der zentralen Anlage. Das kann der Brenner sein, die Umwälzpumpe, der Ölstand im Tank, die Gasversorgung oder ein Stromausfall im Heizungsraum. Nach dieser Unterscheidung richtet sich, wen Sie anrufen und wie viele Mieter Sie informieren.
Was Mieter vorher selbst prüfen können
Bevor der Notdienst anrückt, lohnt ein kurzer Check. Sie können ihn dem Mieter am Telefon durchgeben:
- Steht das Thermostat höher als null oder Frostschutz?
- Ist die Sicherung der Therme drin, und hat die Wohnung Strom?
- Zeigt das Manometer an der Etagenheizung genug Druck? Den Sollwert nennt die Bedienungsanleitung oder der Wartungsbetrieb.
- Gluckert der Heizkörper, oder ist er nur oben kalt? Dann ist meist Luft drin.
Bei einer Ölheizung werfen Sie selbst einen Blick auf den Tankstand. Mehr als Entlüften und Thermostat sollten Mieter nicht anfassen. Wer an der Therme herumschraubt, macht aus einer Störung schnell einen Haftungsfall.
Was Vermieter beim Heizungsausfall schulden
Der Vermieter muss die Wohnung während der Mietzeit in einem vertragsgemäßen Zustand erhalten. In der Heizperiode gehört eine funktionierende Heizung dazu. Welche Temperaturen genau geschuldet sind, regelt oft der Mietvertrag. Fehlt eine Regelung, haben Gerichte dazu unterschiedliche Maßstäbe angelegt. Fest steht: Eine dauerhaft kalte Wohnung im Winter ist ein Mangel, den Sie beheben müssen.
Selbst reparieren müssen Sie nichts. Sie müssen aber unverzüglich reagieren, also die Meldung aufnehmen, einen Fachbetrieb beauftragen und die Mieter über den Stand informieren. Ein „Ich kümmere mich“, auf das zwei Tage lang nichts folgt, reicht dafür nicht.
Heizungsausfall in der Mietwohnung: Mietminderung und Verzug
Mieter müssen einen Mangel unverzüglich anzeigen. Ab der Meldung sind Sie am Zug. Solange sich die Wohnung nicht ausreichend beheizen lässt, ist die Miete kraft Gesetz gemindert. Der Mieter muss das nicht ankündigen. Wie stark die Minderung ausfällt, hängt von Dauer, Jahreszeit und Umfang ab. Ein lauwarmer Heizkörper im Flur ist etwas anderes als eine eiskalte Wohnung im Januar. Feste Prozentsätze, die überall gelten, gibt es nicht.
Bleiben Sie untätig, kann der Mieter Sie in Verzug setzen und den Mangel selbst beseitigen lassen. Dann zahlen Sie einen Betrieb, den Sie nicht ausgesucht haben, zu einem Preis, den Sie nicht verhandelt haben.
Etagenheizung und Kleinreparaturklausel
Versorgt eine Gastherme nur eine Wohnung, sind Wartung und Reparatur in der Regel trotzdem Ihre Sache. Das gilt, solange der Mietvertrag nichts Wirksames anderes regelt. Kleinreparaturklauseln sind eng begrenzt und passen auf eine defekte Therme meist nicht. Im Zweifel lassen Sie die Klausel prüfen. Bei einzelnen Heizkörpern und Thermostatköpfen kann die Lage anders sein, mehr dazu unter Thermostat und Heizkörper: Wer wartet, wer zahlt?
Überbrückung: Wohnung warm halten bis zur Reparatur
Kommt das Ersatzteil erst in drei Tagen, braucht der Mieter eine Lösung für die Nächte bis dahin. Bewährt hat sich Folgendes:
- Stellen Sie elektrische Heizgeräte, am besten Ölradiatoren. Sie sind leiser als Heizlüfter und halten die Wärme länger.
- Schließen Sie pro Stromkreis nur ein Gerät mit hoher Leistung an. Hängen zwei Radiatoren an einer Mehrfachsteckdose, fliegt die Sicherung, im schlechteren Fall wird das Kabel heiß.
- Notieren Sie den Zählerstand vor dem Aufstellen und nach dem Abholen. Den Mehrverbrauch an Strom trägt in der Regel der Vermieter. Wie Sie ihn erstatten, legen Sie kurz schriftlich fest.
- Gas-Heizpilze, Campingöfen und Grills haben in der Wohnung nichts zu suchen, auch nicht „nur kurz“.
Halten Sie zwei oder drei Ölradiatoren im Keller vor. Bei einem Kälteeinbruch sind sie im Baumarkt schnell vergriffen. Fehlt zusätzlich warmes Wasser oder ist eine Familie mit Kleinkind tagelang ohne Wärme, sprechen Sie offen über Alternativen. Ein Hotelzimmer für ein paar Nächte kann günstiger sein als ein Streit über die Minderung. Ob Sie dazu verpflichtet sind, hängt vom Einzelfall ab.
Bei längeren Ausfällen sollten Sie die Wohnungen im Blick behalten, die gerade leer stehen oder deren Mieter verreist sind. Dort merkt niemand, wenn Leitungen an Außenwänden auskühlen. Fragen Sie den Betrieb, ob Leitungen entleert oder Frostwächter aufgestellt werden sollten.
Handwerker beauftragen und Mieter informieren
Gibt es einen Wartungsvertrag, steht die Störungsnummer meist auf einem Aufkleber an der Anlage. Ohne Vertrag rufen Sie einen Heizungsbetrieb an, nennen Fehlercode und betroffene Wohnungen und notieren den zugesagten Termin. Liegt die Ursache in der Anlage, tragen Sie die Kosten. Anders kann es aussehen, wenn ein Mieter den Schaden verursacht hat, etwa weil er die Heizkörper bei Frost dauerhaft abgedreht hat und Leitungen eingefroren sind. Das ist Einzelfallrecht. Halten Sie Fakten fest, keine Vermutungen.
Braucht der Betrieb Zugang zu mehreren Wohnungen, wird die Terminabstimmung schnell zur eigentlichen Arbeit. Wie das ohne Rückrufschleifen klappt, steht unter Handwerkertermine mit Mietern abstimmen. Wer im Januar verreist, klärt vorher, wer Heizungsmeldungen annimmt: Urlaubsvertretung für Vermieter.
Fällt die zentrale Anlage aus, schreiben Sie keine fünfzehn Einzelnachrichten. Eine Sammelinfo reicht: „Heizungsstörung im ganzen Haus, Betrieb ist beauftragt, Termin morgen ab acht Uhr.“ Ändert sich etwas, schicken Sie ein kurzes Update hinterher. Eine Diagnose brauchen die Mieter nicht. Sie wollen wissen, dass sich jemand kümmert und wann es wieder warm wird. Im Mieterportal geht die Info als Nachricht an alle betroffenen Parteien. Rückfragen kommen als Ticket mit Verlauf und Status an statt in fünf verschiedenen Chats.
Dokumentieren und nachfassen
Halten Sie für jeden Ausfall fest:
- Wann kam die erste Meldung, von wem, mit welcher Beschreibung?
- Wann haben Sie den Betrieb beauftragt, wann war er vor Ort?
- Wie lautete die Diagnose, welches Teil wurde getauscht?
- Welche Überbrückung gab es, mit welchen Zählerständen?
- Wann lief die Heizung wieder, und wer hat das bestätigt?
Diese Zeitleiste brauchen Sie, wenn später über die Höhe der Minderung gesprochen wird. Ohne Zeitstempel setzt sich oft die Version durch, die lauter erzählt wird. Fotos vom Fehlercode, die Rechnung und Ihre Statusnachrichten kommen in dieselbe Akte. Lief die Kommunikation über das Portal, liegt der Verlauf mit Datum schon beisammen.
Fragen Sie am Tag nach der Reparatur noch einmal nach, ob alle Räume warm sind und das Warmwasser läuft. Manche Störungen sind nur halb behoben, und der Mieter merkt es erst abends. Fällt dieselbe Anlage im selben Winter zum zweiten oder dritten Mal aus, sprechen Sie mit dem Betrieb über Wartung oder Austausch. Wer jedes Mal nur den Notdienst ruft, zahlt mehrfach, und die Mieter frieren trotzdem wieder.
Damit es gar nicht erst so weit kommt: Heizperiode vorbereiten: Was Sie im Spätsommer prüfen. Wie Meldungen mit Foto und Status bei Ihnen ankommen, steht unter Schadensmeldungen.