Ein Bild von einem braunen Fleck, Uhrzeit 22:40, darunter „schon wieder“. Welche Wand? Welche Wohnung? Seit wann? Bei einer Schadensmeldung entscheiden die Fotos, ob Sie als Vermieter sofort einen Betrieb beauftragen können oder erst einmal selbst hinfahren müssen.
Gute Schadensfotos sind kein Kunstprojekt. Sie sorgen dafür, dass Sie, der Hausmeister und der Handwerker dasselbe sehen. Manchmal zeigen sie auch, dass jemand doch hin muss, und zwar heute.
Welche Fotos Vermieter bei einer Schadensmeldung brauchen
Drei Aufnahmen reichen in den meisten Fällen. Sie beantworten unterschiedliche Fragen:
- Ein Übersichtsbild vom ganzen Raum oder der betroffenen Wand. Damit ist klar, wo der Schaden sitzt: Außenwand, Fensterlaibung, unter der Spüle, neben der Dusche.
- Eine Nahaufnahme vom Schaden selbst, scharf und bei Licht. Ein Gegenstand daneben, etwa ein Feuerzeug oder ein Zollstock, zeigt die Größe.
- Ein Bild vom Umfeld oder der möglichen Ursache: Typenschild der Therme, Siphon, Silikonfuge, Zählerstand, die Decke über dem Wasserfleck.
Das Typenschild wird gern vergessen. Dabei erspart es dem Betrieb oft die erste Anfahrt, nur um nachzusehen, welches Gerät dort hängt.
Datum und Wohnung gehören in die Meldung, nicht auf das Foto. Leitet jemand aus Wohnung 4 das Bild von Wohnung 2 weiter, brauchen Sie die Zuordnung am Vorgang. Der Dateiname „IMG_4588“ hilft Ihnen in drei Monaten nicht weiter.
Was Mieter vor dem Foto tun sollten
Bei akuten Schäden geht Sicherheit vor dem Bild. Die Reihenfolge, die Sie Mietern mitgeben können:
- Gefahr stoppen: bei Wasser den Hahn oder das Absperrventil zudrehen. Kommt Wasser in die Nähe von Steckdosen oder Leuchten, nichts anfassen und die Sicherung herausnehmen.
- Fotografieren, bevor geputzt wird. Wer die Lache wegwischt oder den Schimmel überstreicht, entfernt genau die Spur, die der Handwerker sehen muss.
- Licht anmachen, das Handy ruhig halten, nah herangehen statt aus zwei Metern zu zoomen.
- Einen Satz dazuschreiben: seit wann, ob es tropft oder nur fleckig ist, ob es schlimmer wird.
Der Satz ist wichtiger, als viele denken. Ein Foto ohne Text bleibt Rätselraten. „Seit Sonntag, tropft beim Duschen von der Decke“ dagegen sagt dem Installateur schon fast, wo er suchen muss. Was in den ersten Stunden nach einem Wasserschaden auf Ihrer Seite ansteht, steht in Wasserschaden in der Mietwohnung: Erste Stunden für Vermieter.
Was Sie nicht brauchen
Zwanzig fast gleiche Bilder. Videos, in denen jemand durch die Wohnung läuft und erzählt. Sprachnachrichten ohne Bild. Das alles landet in Chats und ist später nicht mehr zu finden.
Auch nicht nötig: Gesichter, Kinder, offene Post auf dem Küchentisch. Bitten Sie Mieter, den Ausschnitt eng zu wählen. Das schützt die Privatsphäre, und Sie müssen weniger Bilder durchsehen, auf denen der Schaden nur am Rand vorkommt.
Fotos als Nachweis für Versicherung und Verlauf
Nach einem Wasserschaden fragt die Gebäudeversicherung in der Regel nach dem Zustand bei Meldung. Ein Foto, das mit Datum am Vorgang hängt, ist stärker als „der Mieter hat irgendwann geschrieben“. Welche Unterlagen Ihr Versicherer konkret verlangt, hängt vom Vertrag ab. Fragen Sie im Zweifel vorher nach.
Folgefotos sind genauso nützlich. Nach der Trocknung zeigen sie, ob die Maßnahme gewirkt hat. Nach der Reparatur belegen sie, dass die Fuge erneuert wurde. Und beim Auszug lässt sich mit ihnen klären, ob der Fleck an der Decke ein alter, bereits behobener Schaden ist oder ein neuer.
Das funktioniert nur, wenn die Bilder zusammenbleiben. In einem Ticket im Portal liegen Meldung, Fotos und Status an einer Stelle. Der Hausmeister sieht, was er mitnehmen muss, und Sie sehen später, wer wann was erledigt hat.
Mietern einmal sagen, was Sie wollen
Die meisten Mieter schicken schlechte Fotos, weil ihnen niemand gesagt hat, was gebraucht wird. Ein kurzer Hinweis im Willkommensschreiben oder im Hausflur genügt: Übersicht, Nahaufnahme, Ursache, dazu ein Satz. Wer Mieter ohnehin gerade ins Portal einlädt, kann das gleich mitgeben. Im Formular für die Schadensmeldung lassen sich die Fotos dann direkt anhängen, statt sie über drei Kanäle zu verteilen.
Wenn Sie das zwei- oder dreimal freundlich wiederholen, kommen die Meldungen besser. Vorausgesetzt, es gibt einen festen Ort dafür und nicht zehn Chats.
Warum der Chat als Ablage scheitert, lesen Sie unter WhatsApp für Schadensmeldungen. Wie Sie bestehende Mieter an den neuen Weg gewöhnen: Portal-Einführung bei bestehenden Mietern. Den Ablauf mit Foto und Status zeigt Schadensmeldung für Vermieter.