Der Betrieb sagt: „Donnerstag zwischen 8 und 12.“ Der Mieter ist im Büro. Sie rufen an, die Mailbox geht ran, der Hausmeister hat nichts gehört, und um halb zehn steht der Monteur vor einer verschlossenen Tür. Drei Tage später dasselbe Spiel. Der Schaden ist klein, der Aufwand nicht.
Meist liegt es weder am Handwerker noch am Mieter. Es fehlt eine Stelle, an der der Termin steht und an der alle dieselbe Version sehen. Wer einen Handwerkertermin mit Mietern abstimmen will, braucht vor allem das: eine Information statt fünf.
Was feststehen muss, bevor Sie den Mieter fragen
Rufen Sie den Mieter nicht an, solange Sie selbst nur die Hälfte wissen. Sonst folgt der zweite Anruf mit „ach, und noch was“. Klären Sie mit dem Betrieb vorher:
- um welchen Schaden es geht und in welchem Raum, damit der Monteur das richtige Material dabei hat
- Datum und ein realistisches Zeitfenster, nicht „nächste Woche irgendwann“
- wie lange die Arbeit ungefähr dauert und ob Wasser oder Strom abgestellt werden
- ob der Mieter etwas vorbereiten muss: Möbel abrücken, Spülenschrank ausräumen, Kellerabteil zugänglich machen
- ob der Betrieb Anfahrt oder Ausfallzeit berechnet, wenn niemand öffnet
Dann geht eine Nachricht an den Mieter, mit genau diesen Punkten. Steht dieselbe Info parallel im Chat, in einer Mail und auf einem Zettel, weicht sie irgendwann auseinander. Warum Chats dafür schlecht taugen, steht in WhatsApp für Schadensmeldungen.
Den Handwerkertermin mit dem Mieter abstimmen, der tagsüber arbeitet
„Vormittags“ ist für Berufstätige oft unmöglich. Fragen Sie deshalb früh und konkret: Sind Sie da, oder soll jemand anderes öffnen? Das kann eine Nachbarin mit Schlüssel sein, der Hausmeister oder Sie selbst. Diese Antwort entscheidet, ob der Termin überhaupt stattfindet.
Bitten Sie um eine ausdrückliche Bestätigung. Schweigen ist keine Zusage. Ein kurzes „passt, ich bin da“ oder „bitte Hausmeister schicken“ reicht, solange es schriftlich beim Vorgang liegt. Ein Telefonat erinnert in zwei Wochen jeder anders.
Schrumpft das Fenster am Vortag auf eine Uhrzeit, sagen Sie dem Mieter sofort Bescheid. Die genaue Zeit gehört nicht nur in Ihr Telefon.
Zutritt und Schlüssel
In die Wohnung dürfen Sie oder der Handwerker nur, wenn der Mieter dem Termin zugestimmt hat. Ein Zweitschlüssel im Büro ist keine Erlaubnis. Soll jemand ohne den Mieter öffnen, braucht es seine Zusage für genau diesen Termin. Welche Ankündigungsfristen im Einzelnen gelten, hängt vom Anlass ab und sollte im Zweifel geprüft werden. Akute Schäden sind ein eigener Fall, dazu mehr unter Wasserschaden in der Mietwohnung.
Schreiben Sie in die Terminnachricht, wer öffnet, wer den Schlüssel danach zurückbringt und bis wann der Mieter absagen kann. Dann kann er widersprechen, bevor der Morgen chaotisch wird.
Wenn der Termin platzt: Wer zahlt die Anfahrt?
Steht der Monteur vor verschlossener Tür, kommt oft eine Rechnung für Anfahrt oder Ausfallzeit. Ob der Betrieb das berechnen darf, ergibt sich aus Ihrem Auftrag mit ihm: Angebot, Auftragsbestätigung, Geschäftsbedingungen. Lesen Sie das vor dem nächsten Termin, nicht danach.
Der Mieter war nicht da
Ob Sie solche Kosten an den Mieter weitergeben können, hängt vom Einzelfall ab. Es kommt darauf an, ob der Termin rechtzeitig angekündigt, vom Mieter bestätigt und nicht rechtzeitig abgesagt wurde. Ohne schriftliche Bestätigung haben Sie wenig in der Hand. Bei größeren Beträgen lassen Sie das im Zweifel prüfen.
Der Handwerker sagt ab
Kommt der Betrieb nicht, hat sich der Mieter vielleicht umsonst einen halben Tag freigenommen. Informieren Sie ihn, sobald Sie es wissen. Eine Statuszeile reicht: „Termin auf Freitag 10 Uhr verlegt, Hausmeister schließt auf.“ Im Portal hängt diese Zeile am Ticket, der Mieter sieht die Änderung, ohne dass Sie hinterhertelefonieren. Beim Ersatztermin anzubieten, dass der Hausmeister öffnet, kostet Sie wenig und spart viel Geduld.
Nach dem Termin
Was wurde gemacht? Gibt es Restarbeiten oder einen Zweittermin? Der Mieter erfährt das oft nicht, weil nur Sie die Rechnung bekommen. Ein Satz im Vorgang schließt die Lücke: „Dichtung getauscht, dicht, erledigt.“ Oder: „Ersatzteil bestellt, neuer Termin folgt.“ Mit einem Foto vom Ergebnis haben Sie einen Nachweis, falls derselbe Schaden in drei Monaten wieder gemeldet wird.
Wer Tickets im Portal führt, hat Termin, Bestätigung, Status und Foto an einer Stelle. Die Telefonkette reißt. Der Vorgang bleibt.
Wenn der Hausmeister öffnen soll: Hausmeister Tickets zuweisen. Wie Sie bestehende Mieter ins Portal holen: Portal-Einführung bei bestehenden Mietern.