Am Übergabetag stehen drei Leute in einer leeren Wohnung. Das Umzugsauto wartet, und alle wollen schnell fertig werden. Genau dann wird vergessen: der Kellerschlüssel, die Nummer vom Wasserzähler, der Fleck hinter der Tür. Drei Monate später erinnert sich jemand an „irgendwas mit dem Parkett“ und hat nichts in der Hand.
Eine Wohnungsübergabe-Checkliste für Vermieter ist langweilig. Genau deshalb funktioniert sie. Sie gilt für Auszug und Einzug, nur die Blickrichtung ändert sich. Beim Auszug prüfen Sie, was sich verändert hat. Beim Einzug halten Sie fest, in welchem Zustand der Neue die Wohnung bekommt.
Vor dem Termin
Die meisten Pannen entstehen am Vortag, nicht in der Wohnung.
- Termin, Uhrzeit und Teilnehmer schriftlich bestätigen. Schickt der Mieter jemanden, vorher klären, ob diese Person unterschreiben darf.
- Das Protokoll vom Einzug heraussuchen. Ohne Vergleich wissen Sie nicht, welcher Kratzer neu ist.
- Offene Meldungen zur Wohnung ansehen: Tropft noch etwas, das in die Übergabe gehört?
- Die Schlüsselliste vom letzten Einzug mitnehmen.
- Wissen, wo die Zähler sitzen. Wer im Keller erst den richtigen Gaszähler sucht, verliert eine halbe Stunde.
- Protokollvorlage, geladenes Handy, Stift als Reserve, Taschenlampe für Keller und Spülenunterschrank.
Die Wohnungsübergabe-Checkliste für Vermieter am Übergabetag
- Gemeinsamer Rundgang, Raum für Raum: Fenster, Böden, Wände, Türen, Sanitär, Einbauküche, Heizkörper. Danach Kellerabteil, Dachbodenabteil, Stellplatz.
- Jeden Mangel ins Protokoll, jeden mit Foto. Lage und Größe beschreiben: „Kratzer im Parkett, Wohnzimmer vor dem Fenster, etwa handbreit“ statt „Boden abgenutzt“.
- Zählerstände ablesen: Strom, Gas, Wasser, Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler. Zählernummer und Stand notieren, Display fotografieren.
- Schlüssel zählen und übergeben.
- Protokoll gemeinsam durchlesen, dann unterschreiben beide. Jede Seite bekommt ein Exemplar.
Wer umgekehrt vorgeht, hält das unterschriebene Protokoll in der Hand und entdeckt danach den Wasserfleck unter der Spüle. Sind Sie sich bei einem Mangel nicht einig, ob er neu ist, schreiben Sie genau das hinein: strittig. Ein Protokoll, das Einigkeit vortäuscht, hilft später niemandem. Wie das Protokoll selbst aufgebaut sein sollte, steht im Artikel Übergabeprotokoll: Fotos, Zähler, Mängel.
Schlüsselübergabe protokollieren
Auch Mieter suchen gezielt nach einem Schlüsselübergabeprotokoll. Ob eigenes Blatt oder Abschnitt im Übergabeprotokoll, spielt keine Rolle. Diese Angaben gehören hinein:
- Anzahl je Schlüssel: Wohnung, Haustür, Briefkasten, Keller, Waschküche, Garage
- bei Schließanlagen die eingeprägte Nummer
- Sonderschlüssel wie abschließbare Fenstergriffe, Transponder oder die Fernbedienung fürs Hoftor
- Datum und Unterschrift von dem, der abgibt, und dem, der empfängt
Fehlt beim Auszug ein Schlüssel, halten Sie das schriftlich fest, statt es zwischen Tür und Angel zu klären. Was danach kommt (Austausch, Kosten, Nachweis), behandelt der Artikel Schlüssel verloren: Schließanlage, Kosten, Nachweis. Beim Einzug lassen Sie den Empfang quittieren. Sonst diskutieren Sie beim nächsten Auszug, ob es zwei oder drei Briefkastenschlüssel waren.
Nach der Übergabe
Mit der Unterschrift ist der Termin vorbei. Der Mieterwechsel noch lange nicht.
- Zählerstände dorthin weitergeben, wo sie gebraucht werden, soweit Sie das übernehmen.
- Mängel, die Sie beheben müssen, sofort als Auftrag anlegen. Der Nachmieter zieht sonst in eine Baustelle.
- Beim Einzug die Wohnungsgeberbestätigung für die Anmeldung ausstellen.
- Die Kautionsabrechnung nicht liegen lassen. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB sechs Monate nach der Rückgabe.
- Protokoll und Fotos so ablegen, dass Sie sie in einem Jahr noch finden.
Im Portal hängen Protokoll und Fotos am Mietverhältnis. Mängel aus der Übergabe werden zum Ticket mit Status, das Sie direkt dem Hausmeister zuweisen. Den Zugang des ausziehenden Mieters beenden Sie nach der Übergabe, nicht erst beim Einzug des Nächsten. So bleiben Altschäden beim alten Vorgang und tauchen nicht als neue Meldung des Nachfolgers auf.
Zum Weiterlesen: Kaution anlegen und zurückzahlen und Mieterwechsel digital organisieren.