Ein Mieter zieht aus, ein neuer kommt. Das klingt nach einem Termin mit Schlüsselbund. Tatsächlich hängen daran Zählerstände, Mängel, offene Meldungen, die Kaution und die Frage, wer ab wann welche Nachrichten sieht. Wer das erst am Einzugstag sortiert, läuft hinterher.
Einen Mieterwechsel digital zu organisieren heißt nicht, alles ins Netz zu verlagern. Schlüssel bleiben Schlüssel. Es heißt, dass Fotos, Protokoll und Meldungen an einer Stelle liegen statt in drei Chats. Dann finden Sie auch in drei Monaten noch, was am Übergabetag los war.
Was bei einem Mieterwechsel anfällt
Die Reihenfolge ist fast immer gleich, ob nach regulärer Kündigung oder bei einem vorzeitigen Auszug mit Nachmieter.
- Kündigung bestätigen und das Auszugsdatum festhalten.
- Eine Vorabbegehung vereinbaren, damit klar ist, was bis zur Rückgabe noch passieren muss.
- Offene Meldungen der Wohnung sichten.
- Übergabe mit Protokoll, Fotos, Zählerständen und Schlüsselliste.
- Kaution prüfen und abrechnen. Das geschieht meist erst einige Zeit nach der Übergabe, wenn mögliche Ansprüche geklärt sind.
- Übergabe an den neuen Mieter, wieder mit Protokoll.
- Neuen Mieter einladen und erklären, wo er Schäden meldet.
Was bei der Kaution zeitlich gilt, steht in Kaution anlegen und zurückzahlen. Ob und wie lange Sie sie einbehalten dürfen, hängt vom Einzelfall ab.
Den Mieterwechsel digital vorbereiten
Etwa zwei Wochen vor dem Auszug lohnt ein Blick auf alle offenen Tickets dieser Wohnung. Jede Meldung ist danach entweder erledigt oder mit einem Vermerk an den Nachmieter übergeben. Ein tropfender Wasserhahn, den der alte Mieter gemeldet hat, darf beim Nachfolger nicht als neuer Schaden auftauchen, nur weil niemand den Status geändert hat.
Bei der Vorabbegehung machen Sie Fotos. Mit ihnen vergleichen Sie später, was sich bis zur Rückgabe verändert hat. Kleinigkeiten wie eine lose Steckdosenabdeckung oder ein klemmender Rollladen gehen als Ticket direkt an den Hausmeister, statt auf einem Zettel im Auto zu landen.
Liegen zwischen Auszug und Einzug einige Wochen, bekommen Renovierung und Handwerkertermine eigene Tickets. Was in dieser Zeit sonst schiefgeht, steht unter Leerstand zwischen zwei Mietern.
Am Übergabetag
Schlüssel zählen, Zähler ablesen, Räume durchgehen: Das bleibt Handarbeit. Die Fotos gehören aber sofort zum Protokoll und nicht erst abends vom Handy auf den Rechner. Was ein brauchbares Protokoll enthält, finden Sie im Artikel zum Übergabeprotokoll.
Den Zugang des ausziehenden Mieters beenden Sie am besten am Tag nach der Übergabe. Im Portal deaktivieren Sie das Konto oder lösen die Zuordnung zur Wohnung. Der Verlauf bleibt für Sie sichtbar. Das hilft, wenn später noch jemand fragt, ob der Kratzer im Parkett schon vorher da war.
Warum nicht einfach abwarten? Solange der alte Zugang läuft, kann der Ausgezogene weiter Meldungen zu einer Wohnung schreiben, in der längst ein anderer wohnt. Und Nachrichten an die Wohnung erreichen jemanden, den sie nichts mehr angehen.
Der erste Tag des neuen Mieters
Bereiten Sie die Einladung vor, verschicken Sie sie aber erst, wenn der Vertrag unterschrieben ist. Am Einzugstag oder am Abend davor passt gut. Prüfen Sie Name, E-Mail-Adresse und Wohnung. Ein Tippfehler, und der Link geht an die falsche Person.
Der neue Mieter legt sein Passwort fest und sieht ab dann nur seine eigene Wohnung. Schäden und Fragen kommen von Anfang an als Ticket, ohne dass er Ihre private Handynummer braucht. Ein Satz bei der Schlüsselübergabe genügt: „Schäden melden Sie bitte hier, nicht per WhatsApp.“ Mieter nutzen das, wenn dort auch Antworten kommen. Reagieren Sie nur sporadisch, sind sie schnell wieder im Chat.
Nach einer Woche kurz nachfragen, ob der Zugang funktioniert. Das kostet eine Minute.
Typische Fehler beim Wechsel
- Der alte Zugang läuft weiter, und plötzlich steht „Heizung tickert“ in einem Ticket, das niemand mehr zuordnen kann.
- Die Einladung wurde nie verschickt. Der neue Mieter ruft an, und die erste Meldung landet wieder auf dem Handy.
- Das Mietverhältnis ist nicht umgestellt. Dann hängen neue Meldungen am alten Namen. Tragen Sie den Wechsel zeitnah ein, denn das System liest ihn nicht aus dem Mietvertrag.
- Ein Altschaden ohne Foto aus der Übergabe wird zum Streitfall mit dem Nachmieter.
Weiterlesen: wie der Zugang für neue Mieter abläuft, unter Mieter einladen. Wie Mietverhältnisse und Übergaben hinterlegt werden, unter Mietverhältnisse und Übergabe.