Der Zettel hängt an der Haustür. Zwei Wochen später liegt die Hälfte der Antworten im Briefkasten, einer ist kaum lesbar, eine Mieterin schickt die Zahl per Sprachnachricht, ein dritter meldet sich gar nicht. Am Ende rechnen Sie mit Schätzwerten und erklären sie.
Das muss nicht sein. Digital heißt hier nicht Smart Meter oder Funkzähler. Es heißt: Der Mieter schickt ein Foto und die Zahl, beides landet am selben Ort, und Sie finden es im Herbst noch wieder.
Zählerstände digital erfassen: Was dafür reicht
Sie brauchen drei Dinge: einen Kanal, in dem Meldungen nicht untergehen, eine klare Vorgabe, was gemeldet wird, und einen festen Ablageort. Wenn Sie Zählerstände digital erfassen, ist das Foto der eigentliche Gewinn. Eine Zahl kann sich vertippen. Ein Foto zeigt, was am Zähler stand und welcher Zähler es war.
Ein Chat reicht dafür nicht. Dort stehen Zahlen zwischen Urlaubsgrüßen und Rückfragen zum Müll. Warum das bei Schadensmeldungen schiefgeht und bei Zählerständen nicht anders ist, steht in WhatsApp für Schadensmeldungen.
Welche Zähler Sie selbst im Blick haben müssen
In vielen Häusern liest ein Messdienstleister Heizung und Wasser ab, per Funk oder vor Ort. Prüfen Sie, was bei Ihnen darunter fällt und was nicht. Oft bleiben übrig:
- Wasserzähler ohne Fernauslesung
- Gaszähler oder Stromzähler, wenn Sie Verträge für einzelne Wohnungen führen oder bei Ein- und Auszug Stände brauchen
- Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller und Außenbeleuchtung
- Zwischenzähler, etwa für Gartenwasser oder eine Gewerbeeinheit im Haus
Schreiben Sie diese Liste einmal pro Haus auf, mit Standort und Zählernummer. Wer sie nicht hat, sucht beim ersten Mieterwechsel im Keller nach dem richtigen Zähler.
Was eine Meldung enthalten muss
Je genauer die Vorgabe, desto weniger Nachfragen. Geben Sie den Mietern eine kurze Anleitung mit, am besten mit einem Beispielfoto.
- Foto des gesamten Zählers, scharf, mit sichtbarer Zählernummer
- Der Stand zusätzlich als Zahl im Text
- Datum der Ablesung
- Zählerart und Standort, etwa Kaltwasser Bad
- Eine Vorgabe zu Nachkommastellen: mitmelden oder weglassen, aber einheitlich
Die Zahl im Text ist kein Misstrauen gegenüber dem Foto. Sie sparen sich damit das Abtippen von einem schiefen Bild.
Plausibilität prüfen, bevor es in die Abrechnung geht
Vergleichen Sie jeden neuen Stand mit dem letzten. Ist er kleiner, liegt ein Tippfehler vor oder der Zähler wurde getauscht. Ist er auffällig groß, fragen Sie früh nach, nicht erst bei der Abrechnung. Bei einem Zählertausch halten Sie den Endstand des alten und den Anfangsstand des neuen Zählers fest, möglichst mit Foto.
Zeit lassen sollten Sie sich dabei nicht. Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Wer erst im Spätherbst Zahlen hinterherläuft, hat wenig Luft für Korrekturen. Wie Heizung und Warmwasser grundsätzlich abgerechnet werden, erklärt Heizkostenverordnung: Was Vermieter wissen sollten.
Beim Mieterwechsel sind die Stände Pflicht
Die wichtigsten Zählerstände sind die am Übergabetag. Sie trennen die Verbrauchszeiträume von Vor- und Nachmieter. Fehlt das Foto, bleibt im Streitfall nur die Erinnerung. Nehmen Sie die Stände deshalb immer ins Protokoll auf, mit Foto und Zählernummer. Was sonst noch in die Übergabe gehört, steht in der Wohnungsübergabe-Checkliste für Vermieter.
Wohin mit den Meldungen
Ob Sie Meldungen in einem Ordner, in einer Tabelle oder in Ihrer Software sammeln, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass jede einer Wohnung zugeordnet ist und das Foto daranhängt. In mieterportal.net fragen Sie die Stände als Vorgang pro Wohnung an. Der Mieter antwortet mit Foto, Sie sehen, wer noch fehlt, und alles bleibt im Verlauf der Wohnung nachvollziehbar. Mehr zum Prinzip unter Digitale Mieterverwaltung.
Wenn Mieter bisher alles per Zuruf gemeldet haben, hilft ein ruhiger Start. Wie Sie bestehende Mieter ohne Widerstand mitnehmen, lesen Sie in Portal-Einführung bei bestehenden Mietern.