Bei der Heizkostenabrechnung rechnen Mieter am genauesten nach. Und gerade hier hört man von Vermietern am häufigsten: „Das haben wir immer so gemacht.“ Das hilft wenig, wenn die Verordnung etwas anderes vorschreibt.
Hier steht, was die Heizkostenverordnung für Vermieter praktisch bedeutet. Es geht darum, wer verbrauchsabhängig abrechnen muss und wie aufgeteilt wird. Außerdem darum, was bis Ende 2026 bei den Zählern ansteht und an welchen Stellen ein Fehler Geld kostet.
Was die Heizkostenverordnung von Vermietern verlangt
Die Verordnung gilt für Gebäude, in denen eine zentrale Anlage mehrere Wohnungen mit Wärme oder Warmwasser versorgt. Jede Wohnung braucht Messgeräte, und die Kosten werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt. Eine Warmmiete oder eine Heizkostenpauschale ist dann im Normalfall nicht zulässig, auch wenn sie so im Mietvertrag steht.
Ausnahmen gibt es. In einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen, können vertragliche Vereinbarungen Vorrang haben. Daneben kennt die Verordnung Fälle, in denen die Verbrauchserfassung technisch nicht möglich oder unverhältnismäßig teuer ist. Auch bestimmte Gebäudearten sind ausgenommen. Ob Ihr Haus dazugehört, lassen Sie im Zweifel prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen.
Wie die Kosten aufgeteilt werden
Die Heizkosten werden in zwei Töpfe getrennt. 50 bis 70 Prozent verteilen Sie nach gemessenem Verbrauch, den Rest nach einem festen Maßstab, meist der Wohnfläche. Für Warmwasser gilt derselbe Rahmen. Für bestimmte ältere Gebäude schreibt die Verordnung einen Verbrauchsanteil von 70 Prozent fest vor. Welcher Schlüssel bei Ihnen passt, hängt vom Gebäude und von der Anlage ab. Ändern dürfen Sie ihn nur aus sachlichen Gründen und nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums.
Gemessen wird mit Heizkostenverteilern am Heizkörper oder mit Wärmezählern, beim Warmwasser mit Warmwasserzählern. Meist stellt ein Messdienstleister die Geräte und liest ab. Die Kosten für Gerätemiete, Ablesung und Abrechnung zählen in der Regel zu den umlagefähigen Heizkosten, wenn der Mietvertrag die Umlage von Betriebskosten vorsieht. Wärme- und Warmwasserzähler fallen unter das Eichrecht und müssen nach Ablauf der Eichfrist getauscht oder neu geeicht werden. Was nicht im Kalender steht, landet auch nicht im Auftrag an den Dienstleister.
Fernablesung bis Ende 2026
Seit Dezember 2021 neu eingebaute Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein. Ältere Geräte ohne Fernablesung müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Fragen Sie Ihren Dienstleister jetzt, welche Geräte in Ihrem Haus hängen und wann der Tausch geplant ist. Im Herbst 2026 werden Monteurtermine knapp. Und jeder Tausch heißt: Zutritt zu jeder einzelnen Wohnung.
Wo fernablesbare Geräte hängen, haben Mieter Anspruch auf eine monatliche Verbrauchsinformation. Meist verschickt sie der Messdienstleister per Post, Mail oder App. Klären Sie schriftlich, wer das übernimmt, und sagen Sie den Mietern, wo sie die Information finden. Sonst landet die Frage danach bei Ihnen.
Wann Mieter kürzen dürfen
Rechnen Sie nicht nach Verbrauch ab, obwohl Sie müssten, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 15 Prozent kürzen. Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Geräte oder die monatliche Verbrauchsinformation, kommt jeweils ein Kürzungsrecht von 3 Prozent in Betracht. Die Kürzung geht zu Ihren Lasten, der Messdienstleister bleibt außen vor.
Dazu kommt die Frist. Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Liefert der Dienstleister spät, wird die ganze Nebenkostenabrechnung knapp. Für Abrechnungszeiträume ab 2023 gehört bei Gas- und Ölheizungen auch die Aufteilung der CO₂-Kosten dazu: CO₂-Kosten Heizung: Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter.
Ablesung, Zählertausch und Mieterwechsel organisieren
Die meisten Probleme entstehen an der Wohnungstür. Der Mieter war nicht da, der Zähler im Abstellraum war zugestellt, und niemand weiß mehr, wer wann informiert wurde. Fehlen Werte, lässt die Verordnung eine Schätzung nach festen Regeln zu. Besser ist es, wenn es gar nicht so weit kommt:
- Ablese- und Tauschtermine schriftlich ankündigen, mit Datum und Zeitfenster
- Zugang zu Zählern in Kellern, Schächten oder Abstellräumen vorher klären
- Nicht angetroffene Mieter festhalten und einen Ersatztermin anbieten
- Bei jedem Auszug eine Zwischenablesung veranlassen und den Stand ins Übergabeprotokoll schreiben
- Gerätenummern, Eichfristen und Austauschtermine pro Wohnung ablegen
Führen Sie Ablesung und Zählertausch im Mieterportal als Ticket pro Wohnung, sehen Sie, wer informiert wurde, welcher Termin steht und was noch offen ist. So stellt im Dezember niemand die Frage, ob „irgendwer“ Bescheid gesagt hat. Den Zählerstand beim Auszug halten Sie mit diesem Artikel sauber fest: Mieterwechsel digital organisieren.
Weiterlesen: Heizperiode vorbereiten: Was Sie im Spätsommer prüfen. Und wohin mit Zählerprotokollen und Messverträgen: Digitale Objektakte: Welche Unterlagen Sie pro Haus brauchen.