Zwölf Interessenten, drei Zeitslots, ein Schlüsselbund. Wer das per Chat steuert, verbringt den Nachmittag mit „Bin ich dran?“ und „Welche Klingel?“. Wer Termine vergibt, Absagen sammelt und eine Liste führt, hat abends einen Favoriten. Oder wenigstens Ruhe.
Als Vermieter Besichtigungstermine zu organisieren, fängt nicht am Tag der Besichtigung an. Es beginnt mit der ersten Anfrage auf das Inserat und endet erst, wenn jeder Interessent weiß, woran er ist.
Anfragen sortieren, bevor Sie einladen
Auf eine gut gelegene Wohnung kommen schnell mehr Anfragen, als Sie zeigen können. Laden Sie nicht jeden ein, der „Interesse!“ schreibt. Eine kurze Rückfrage zeigt, ob ein Termin sich lohnt:
- Ab wann soll eingezogen werden, und passt das zum Freiwerden der Wohnung?
- Wie viele Personen ziehen ein?
- Haustiere, falls Ihr Mietvertrag dazu etwas regelt
- Sind Miete und Nebenkosten aus dem Inserat bekannt?
Mehr braucht es an dieser Stelle nicht. Einkommen, Arbeitgeber und Vorvermieter gehören in die Selbstauskunft, und die kommt nach der Besichtigung. Was Sie dort fragen dürfen und was nicht, steht unter Mieterselbstauskunft prüfen. Fehlen im Inserat Grundriss, Etage oder Warmmiete, beantworten Sie dieselben Fragen zwanzigmal. Was ins Inserat gehört: Inserat für die Mietwohnung.
So organisieren Sie die Besichtigungstermine als Vermieter
Offene Haustür mit zwanzig Leuten im Treppenhaus nervt die Nachbarn und bringt Ihnen nichts. Sie lernen niemanden kennen, und wer zuletzt kommt, sieht nur noch Rücken. Einzeltermine oder kleine Gruppen funktionieren besser. Für eine normale Wohnung reichen meist 15 bis 20 Minuten pro Termin. Planen Sie zwischen zwei Slots ein paar Minuten Puffer ein, sonst stehen die nächsten schon vor der Tür, während Sie noch Fragen zur Heizung beantworten.
Jede Einladung sollte für sich allein verständlich sein. Hinein gehören:
- Adresse, Eingang und Klingel oder Treffpunkt
- Datum, Uhrzeit und Dauer
- wer die Wohnung zeigt
- ob die Wohnung noch bewohnt ist
- bis wann eine Absage nötig ist
Bitten Sie um eine kurze Bestätigung. Wer bis zum Vortag nicht bestätigt, verliert den Slot, und der nächste von der Warteliste rückt nach. Das klingt streng. Es verhindert aber, dass Sie um 16 Uhr allein in einer leeren Wohnung warten.
Wenn noch jemand drin wohnt
Ist der bisherige Mieter noch da, zeigen Sie seine Wohnung, nicht Ihre. Kündigen Sie die Termine rechtzeitig an und stimmen Sie sie mit ihm ab. Wie oft und mit welchem Vorlauf Besichtigungen verlangt werden können, hängt vom Mietvertrag und vom Einzelfall ab. Im Zweifel lieber einen Termin weniger und dafür gebündelt. Fotos von privaten Sachen, geöffnete Schränke und Interessenten, die allein durch die Zimmer laufen, sind tabu.
Läuft die Kommunikation mit dem Mieter ohnehin über das Portal, schicken Sie die Termine dort als Nachricht. Dann lässt sich später nachvollziehen, was wann angekündigt war, und niemand muss im Chatverlauf suchen.
Schlüssel und Begleitung
Eine Person führt. Nicht Sie, der Hausmeister und ein Bekannter gleichzeitig, die sich gegenseitig widersprechen. Klären Sie vorher, wer den Schlüssel hat, wer aufschließt und was bei Verspätung passiert. Soll der Hausmeister öffnen, geben Sie ihm das als Auftrag mit Uhrzeit, im Portal als Ticket mit Zuweisung. Dann ruft keiner am Morgen an und fragt, ob das heute war.
Nach dem letzten Termin: Fenster zu, Licht aus, Tür abgeschlossen, im Winter die Heizung nicht auf null. Briefkasten kurz prüfen. Ein leerer Flur und ein Schlüssel, der irgendwo zwischen drei Leuten unterwegs ist, passen schlecht zusammen.
Absagen, Nachrücker und Zusage
Notieren Sie direkt nach jedem Termin zwei, drei Stichworte: gekommen, pünktlich, Fragen, Interesse ja oder nein. Am Abend wissen Sie sonst nicht mehr, wer das Paar mit dem Fahrrad war. Wer nicht erscheint, fliegt ohne Diskussion aus der Liste.
Halten Sie eine feste Reihenfolge ein: Besichtigung, Selbstauskunft, Entscheidung, Absagen. Versprechen Sie an der Wohnungstür nichts, auch wenn jemand drängelt. Und schicken Sie den anderen zeitnah eine kurze, freundliche Absage. Das kostet zwei Minuten und erspart Ihnen Nachfragen über Wochen.
Wie Sie die Zeit bis zum Einzug nutzen, lesen Sie unter Leerstand zwischen zwei Mietern. Mehr zum Austausch mit Mietern ohne Chat-Wirrwarr: Mieterkommunikation.