Ein Besichtigungstermin, zwölf Interessenten, alle wollen die Wohnung. Mit der Mieterselbstauskunft treffen Sie als Vermieter eine Entscheidung, die Sie begründen können. Sie dürfen prüfen, ob die Miete voraussichtlich gezahlt wird und ob der Haushalt zur Wohnung passt. Alles, was Sie neugierig macht, dürfen Sie nicht fragen.
Die Grenze ziehen zwei Regelwerke. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligung, etwa wegen ethnischer Herkunft. Das Datenschutzrecht erlaubt nur Daten, die Sie für die Entscheidung tatsächlich brauchen. Wer sich daran hält, hat einen kürzeren Fragebogen und weniger Ärger.
Was Vermieter in der Mieterselbstauskunft fragen dürfen
Zulässig ist, was mit der Zahlungsfähigkeit und der Nutzung der Wohnung zu tun hat. Üblich sind:
- Name, aktuelle Anschrift, Kontaktdaten
- Anzahl und Namen der Personen, die einziehen
- Beruf, Arbeitgeber und Nettoeinkommen des Haushalts
- laufende Insolvenzverfahren oder Räumungsklagen
- Haustiere, soweit sie für die Wohnung eine Rolle spielen
- geplante gewerbliche Nutzung der Wohnung
Dazu kommen Nachweise: Gehaltsabrechnungen, eine Bonitätsauskunft, bei Selbstständigen etwa ein Steuerbescheid. Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung können Sie erbitten. Der Vorvermieter muss sie in der Regel nicht ausstellen, ihr Fehlen ist also für sich noch kein Warnsignal.
Den Ausweis lassen Sie sich zeigen, um die Identität abzugleichen. Eine Kopie brauchen Sie dafür meist nicht. Wenn doch, sollten nicht benötigte Angaben wie Foto und Ausweisnummer geschwärzt sein.
Was nicht in den Fragebogen gehört
Religion, ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft oder Kinderwunsch. Auch Gesundheit, Vorstrafen und die Mitgliedschaft im Mieterverein haben in der Selbstauskunft nichts verloren. Bei Familienstand und Rauchen gehen die Meinungen auseinander. Im Zweifel lassen Sie die Frage weg.
Auf unzulässige Fragen muss ein Bewerber nach allgemeiner Auffassung nicht wahrheitsgemäß antworten. Eine falsche Antwort dort nützt Ihnen später nichts. Bei zulässigen Fragen ist das anders: Wer beim Einkommen bewusst falsche Angaben macht, riskiert eine Anfechtung des Vertrags. Ob das im Einzelfall greift, lassen Sie prüfen.
Fotos der Familie, Lebenslauf, Social-Media-Profile: Das ist kein Prüfmaterial. Je weniger Sie sammeln, desto weniger müssen Sie schützen und später löschen.
Gleich fragen heißt fair auswählen
Diskriminierung entsteht selten im Formular. Sie entsteht in der Nachfrage an eine einzige Person, im Rückruf, den nur ein Bewerber bekommt, im „Wo kommen Sie denn ursprünglich her?“ an der Wohnungstür. Ihre Absicht spielt dabei keine Rolle.
Deshalb gilt: ein Fragebogen für alle Bewerber auf dasselbe Objekt, gleiche Unterlagen, gleiche Frist. Wenn Sie ein Mindesteinkommen im Verhältnis zur Miete ansetzen, legen Sie es vorher fest und wenden es bei allen an. Notieren Sie kurz, warum Sie sich für wen entschieden haben. Pflicht ist das nicht, aber eine Absage lässt sich so sachlich erklären.
Was im Inserat schon steht, müssen Sie nicht mehr erfragen. Wie Sie Größe, Miete und Anforderungen dort klar formulieren, steht in Inserat für die Mietwohnung.
Wann Sie welche Unterlagen anfordern
Nicht jeder, der zur Besichtigung kommt, muss vorher seine Gehaltsabrechnung schicken. Ein gestufter Ablauf ist datensparsam und spart Ihnen Papier:
- Vor der Besichtigung: Name und Kontaktdaten, mehr nicht.
- Nach der Besichtigung, bei ernsthaftem Interesse: Selbstauskunft mit Haushaltsgröße, Beruf und Einkommen.
- Vor der Zusage, nur für die engere Wahl: Einkommensnachweise und Bonitätsauskunft.
- Nach der Entscheidung: Zusage an eine Partei, Absagen an die anderen.
Sagen Sie nicht drei Parteien parallel, die Wohnung sei „so gut wie Ihre“. Wer zur Besichtigung durch die Tür durfte, ist noch kein Mieter. Wie Sie die Termine selbst organisieren, ohne dass Absprachen im Chat versanden: Besichtigungstermine organisieren.
Nach der Entscheidung: löschen, ablegen, einladen
Unterlagen abgelehnter Bewerber löschen oder vernichten Sie, sobald Sie sie nicht mehr brauchen. Eine kurze Aufbewahrung, um auf Rückfragen oder Beschwerden reagieren zu können, ist üblich. Wie lange genau, hängt vom Einzelfall ab. Der Ordner mit fünfzig Gehaltsabrechnungen im Keller ist es nicht.
Vom künftigen Mieter kommt nur in die Akte, was Sie für das Mietverhältnis brauchen. Den Zugang zum Mieterportal gibt es erst, wenn der Vertrag unterschrieben ist. Ab dann laufen Übergabe, Zählerstände und die ersten Meldungen als Ticket statt per Mail.
Weiterlesen: Mieterwechsel digital organisieren und Mieter einladen.