Drei Monate nach dem Auszug will der Mieter seine Kaution zurück. Sie zeigen auf einen Kratzer im Parkett. Er sagt, der war schon beim Einzug da. Ohne Übergabeprotokoll für die Mietwohnung steht Aussage gegen Aussage, und die Erinnerung beider Seiten ist erstaunlich flexibel.
Gesetzlich vorgeschrieben ist das Protokoll nicht. Trotzdem ist es später das einzige Dokument, auf das sich beide Seiten berufen können. Das gilt allerdings nur, wenn etwas Brauchbares drinsteht.
Was in ein Übergabeprotokoll für die Mietwohnung gehört
Ein Vordruck ist ein guter Anfang. Wichtiger ist, dass Sie ihn Raum für Raum ausfüllen und kein Feld offen lassen.
- Adresse, Lage der Wohnung, Datum, Uhrzeit, alle Anwesenden mit Namen
- Jeder Raum einzeln: Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Sanitär
- Mitvermietetes wie Einbauküche mit Geräten, Kellerabteil, Stellplatz und Briefkasten
- Zählerstände mit Zählernummer
- Schlüssel nach Art und Anzahl
- Mängel mit Ort und Beschreibung, dazu, ob der Mieter sie anerkennt
- Vereinbarungen: wer was bis wann erledigt
- Unterschriften beider Seiten und eine Kopie für den Mieter
„Wohnung in Ordnung“ in einem Satz ist kein Protokoll, das ist ein Wunsch. Leere Felder sind kaum besser. Hinterher weiß niemand, ob der Raum mängelfrei war oder schlicht vergessen wurde. Schreiben Sie dann lieber „ohne Befund“.
Zähler und Schlüssel
Dazu gehören Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler. Zu jedem Zähler notieren Sie die Nummer und den Stand. Dazu kommt ein Foto vom Display, auf dem beides lesbar ist. Die Nummer wirkt pedantisch. Sie verhindert aber, dass der Stand der Nachbarwohnung im Protokoll landet, weil im Keller sechs Zähler nebeneinander hängen.
Bei Heizkostenverteilern schreibt die Heizkostenverordnung beim Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vor (§ 9b HeizkostenV). Ohne sie werden die Verbrauchskosten nach Gradtagzahlen oder zeitanteilig aufgeteilt, und darüber ist selten jemand glücklich.
Schlüssel zählen Sie einzeln: Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten, Garage. Bei einer Schließanlage notieren Sie die Nummer, die auf dem Schlüssel steht. Fehlt einer, gehört das ins Protokoll. In einer Nachricht am Abend geht es unter.
Mängel so beschreiben, dass sie später noch stimmen
„Kratzer im Boden“ hilft in drei Monaten niemandem. „Wohnzimmer, Parkett vor dem Fenster, Kratzer etwa 10 cm, Foto 14“ dagegen schon. Ort, Art, ungefähre Größe und ein Verweis auf das Foto reichen. Wer die Bilder nummeriert, muss später nicht rätseln, welches Foto zu welchem Satz gehört.
Am Termin geht es ums Festhalten. Ob ein Schaden über normale Abnutzung hinausgeht und wer ihn bezahlt, klären Sie besser danach, in Ruhe und im Zweifel mit fachlichem Rat. Notieren Sie aber, ob der Mieter einen Mangel anerkennt oder bestreitet.
Die Zeit läuft dabei. Ansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe. Ein sauberes Protokoll vom Rückgabetag ist die Grundlage, um innerhalb dieser Frist zu handeln. Wie es danach mit der Sicherheit weitergeht, steht unter Kaution anlegen und zurückzahlen.
Fotos gehören zum Protokoll
Machen Sie pro Raum zuerst eine Übersicht aus der Türecke, dann die Details. Die Bilder sollten scharf sein und genug Licht haben. Bei kleinen Schäden legen Sie einen Gegenstand zum Größenvergleich daneben. Datum und Uhrzeit stehen zwar in den Bilddaten. Messenger entfernen diese Angaben aber häufig. Legen Sie die Originale deshalb noch am selben Tag zur Wohnung ab. „Schicke ich später“ heißt in der Praxis: nach dem Urlaub und unvollständig.
Beim Mieterwechsel: zwei Protokolle, ein Vergleich
Das Einzugsprotokoll dokumentiert den Start. Beim Auszug vergleichen Sie damit. Wer nur den Auszug festhält, diskutiert über den Ursprungszustand, und den kann dann niemand mehr belegen.
Liegen Aus- und Einzug am selben Tag, ist die Versuchung groß, ein Protokoll für beide zu machen. Halten Sie die beiden Protokolle trotzdem getrennt. Der alte Mieter unterschreibt, was er hinterlässt und noch beheben muss. Der neue unterschreibt den Zustand, den er übernimmt. Waren zwischendurch Handwerker in der Wohnung, lohnt ein kurzer Nachtrag nach deren Abschluss. Wie Sie den ganzen Wechsel planen, steht unter Mieterwechsel digital organisieren.
Im Portal liegen Protokoll, Zählerfotos und Mängelliste am jeweiligen Mietverhältnis. Was beim Auszug offen bleibt, wird ein Ticket mit Status, das Sie dem Hausmeister zuweisen können. Beim nächsten Wechsel finden Sie das alte Protokoll dort, wo Sie es suchen: Mietverhältnisse und Übergabe.
Die Reihenfolge am Termin finden Sie in der Wohnungsübergabe-Checkliste. Worauf es bei Bildern ankommt, steht unter Schadensfotos.